Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä on Liikute Oy (y-tunnus 3649506-8), Kinkoriutantie 1 D 7, 40930 Kinkomaa.

Yhteydenotot tietosuoja-asioissa: tietosuoja@liikute.fi.

Käsittelemme seuraavia tietoryhmiä:

• Rekisteröitymistiedot: sähköposti, seuran nimi, laji, Y-tunnus, aluejärjestö (maantieteellinen alue) ja jäsenmäärän kokoluokka. Näistä aluejärjestöä ja kokoluokkaa käytetään myös vertailussa (ks. alla), mutta ne kysytään jo rekisteröinnin yhteydessä.
• Suostumukset ja hyväksynnät: käyttöehtojen hyväksymisen ajankohta ja hyväksytty ehtoversio, markkinointilupa sekä referenssilupa (saammeko mainita seuran nimen referenssinä). Markkinointi- ja referenssilupa ovat vapaaehtoisia ja peruttavissa milloin tahansa profiilisivulta; käyttöehtojen hyväksyntä on sopimuksen syntymisen edellytys ja se säilytetään näyttönä.
• Seuran logo: jos lataat seuran logon, se tallennetaan ja liitetään raportteihin. Logo on julkisesti luettavissa suoralla osoitteella, jotta se näkyy jakolinkillä avatuissa raporteissa.
• SROI-laskelmat ja analytiikka: palvelun käytön yhteydessä syntyvät laskelmat ja niiden tulokset.
• Laskutustiedot: laskutettava taho, Y-tunnus, laskutusosoite, verkkolaskuosoite (OVT-tunnus) ja operaattori tai laskutussähköposti, yhteyshenkilö ja puhelinnumero sekä mahdollinen laskuviite. Näitä kerätään vain maksullisen tilauksen yhteydessä.
• Vertailutiedot (benchmark): seuran jäsenmäärän kokoluokka, maantieteellinen alue ja laji — samat tiedot, jotka kysytään rekisteröinnissä. Niitä käytetään seurojen anonyymiin vertailuun (vain aggregoidut, vähintään viiden seuran ryhmäkohtaiset luvut). Vertailu on aina versiokohtainen: seuraa verrataan vain niihin, jotka ovat laskeneet samalla laskentaparametrien versiolla.
• Yhdenvertaisuus- ja monimuotoisuuskatsaus: seuran itse antamat tiedot, kuten osallistujien ja hallituksen sukupuolijakaumat, erityisryhmiin kuuluvien ja kieli- tai kulttuuritaustaltaan monimuotoisten osallistujien lukumäärät sekä saavutettavuustoimet. Tämä osio on täysin vapaaehtoinen.
• Tilauksen irtisanomisen syy: jos seura irtisanoo tilauksensa, tallennamme valinnaisen syyn ja vapaan palautteen palvelun kehittämistä varten.
• Esittelypyynnön yhteystiedot: jos jätät sivustolla esittelypyynnön (”Varaa esittely”), tallennamme nimesi, organisaatiosi, sähköpostiosoitteesi sekä valinnaisen puhelinnumeron, toivotun ajankohdan ja viestin. Näitä tietoja käsitellään myös silloin, kun et ole palvelun käyttäjä etkä rekisteröidy — pyynnön jättäminen ei edellytä tunnuksia.
• Bottisuojauksen tekniset signaalit: rekisteröitymis-, kirjautumis-, salasanan palautus- ja esittelypyyntölomakkeilla käsitellään IP-osoitetta sekä selaimen ja laitteen teknisiä tietoja automaattisen väärinkäytön estämiseksi (ks. kohta 9). Näitä ei tallenneta palveluun eikä yhdistetä käyttäjätiliin.

• Rekisteröitymis-, laskutus- ja SROI-tietoja käsitellään palvelusopimuksen täyttämiseksi (GDPR 6 art. 1 b) ja lakisääteisten (mm. kirjanpito) velvoitteiden noudattamiseksi.
• Vertailutietoja, yhdenvertaisuuskatsausta ja irtisanomisen syytä käsitellään seuran antaman suostumuksen perusteella (GDPR 6 art. 1 a). Niiden antaminen on vapaaehtoista, eikä vaikuta palvelun peruskäyttöön.
• Esittelypyynnön yhteystietoja käsitellään pyyntösi perusteella sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi (GDPR 6 art. 1 b): otamme yhteyttä ja sovimme esittelyajan. Emme käytä niitä muuhun markkinointiin emmekä luovuta niitä eteenpäin. Voit pyytää tietojesi poistoa milloin tahansa osoitteesta tietosuoja@liikute.fi.
• Bottisuojauksen teknisiä signaaleja käsitellään oikeutetun edun perusteella (GDPR 6 art. 1 f): palvelun ja käyttäjien suojaaminen automaattiselta väärinkäytöltä. Käsittely rajoittuu siihen, mikä on välttämätöntä ihmiskäyttäjän erottamiseksi botista.
• Palvelua kehitetään ja sen tietoturvaa ylläpidetään oikeutetun edun perusteella (GDPR 6 art. 1 f).

Tietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen käyttötarkoituksen toteuttamiseksi tai laissa määrätyn säilytysajan ajan. Käytännössä:

• Tilin tiedot ja laskelmat: asiakkuuden ajan ja enintään 24 kuukautta sen päättymisestä. Perusteena on, että avustuksen myöntäjä voi tarkastaa vaikuttavuusraportin jälkikäteen ja että seura voi palata aiempaan laskelmaansa. Poisto tehdään tällä hetkellä ylläpidon toimesta, ei ajastettuna: voit myös pyytää poistoa milloin tahansa profiilisivulta, jolloin se tehdään kohdan 8 aikataulussa.
• Laskutus- ja kirjanpitoaineisto: kirjanpitolain mukaisesti kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt.
• Muutosloki laskentaparametreista ja ylläpitotoimista: kymmenen vuotta. Loki sisältää käyttäjätunnisteen ja seuran nimen, ei sähköpostiosoitetta.
• Esittelypyynnöt: enintään 24 kuukautta pyynnön jättämisestä, minkä jälkeen ne poistetaan automaattisesti (ajastettu päivittäinen poisto). Jos yhteydenotto ei johda asiakkuuteen, voit pyytää poistoa jo aiemmin.
• Anonymisoitu vertailu- ja tutkimustieto: toistaiseksi. Kun tili poistetaan, seuran laskelmista jää kansalliseen aineistoon tunnistamaton rivi kustakin laskelmasta. Rivillä on SROI-suhdeluku, laji, alue ja vuosi sekä luokitteluja ja osuuksia: kokoluokka, ikäprofiili, rahoitusluokka (esim. "500–1 199 € harrastajaa kohti"), arvo harrastajaa kohti välinä, vapaaehtoistyön osuus panoksista sekä ikäryhmien ja vaikutusluokkien prosenttiosuudet. Euromääriä, syötetietoja, seuran nimeä tai yhteystietoja ei jää. Saman seuran rivit on liitetty toisiinsa satunnaisella avaimella, jotta kehitystä voi tutkia ajassa; avainta ei johdeta käyttäjätunnisteesta eikä sitä säilytetä missään muualla, joten paluuta seuraan ei ole myöskään Palveluntarjoajalla. Kyseessä ei siten ole enää henkilötieto, eikä poisto-oikeus ulotu tähän aineistoon — siksi tämä kerrotaan etukäteen. Kansallisessa vertailussa käytetään näistä vain kunkin seuran viimeisintä laskelmaa, eikä mitään tulosta julkaista alle viiden seuran ryhmistä.

Mitä laskelmista säilytetään asiakkuuden aikana. Palvelun tietokantaan tallennetaan laskelmien tulokset ja niiden syötetiedot, mukaan lukien euromäärät (rahoitus, tilatuki, palkkasumma) ja osallistujamäärät. Näitä tarvitaan itse palvelun tuottamiseen: laskelman avaamiseen uudelleen, raportin muodostamiseen ja kehityksen seurantaan vuodesta toiseen. Lisäksi niistä muodostetaan koostettua ja anonymisoitua tietoa tilastointiin, palvelun ja laskentamallin kehittämiseen sekä tutkimukseen (käyttöehtojen kohta 8). Koosteissa ei esitetä yksittäisen seuran tietoja, ja vertailuryhmä muodostetaan vasta vähintään viidestä seurasta.

Kun tili poistetaan, laskelmat ja syötetiedot poistetaan niiden mukana. Tietokantaan ei jää seuran laskelmia, euromääriä eikä syötteitä — jäljelle jää vain edellä kuvattu anonymisoitu vertailurivi sekä laskutus- ja kirjanpitoaineisto ja ylläpidon muutosloki omine säilytysaikoineen.

Emme luovuta henkilötietoja kolmansille osapuolille markkinointitarkoituksiin.

Organisaatiolle jakaminen riippuu siitä, kuka maksaa lisenssin. Jos seura maksaa lisenssinsä itse, kunnan tai lajiliiton pääkäyttäjä näkee laskelman vain jos seura on erikseen valinnut jakavansa juuri sen laskelman juuri sille organisaatiolle. Jos seura taas käyttää organisaation maksamaa lisenssiä, seuran lisenssin aikana tekemät uudet laskelmat jaetaan oletuksena sille organisaatiolle — se on lisenssin vastine. Seura voi kytkeä jaon pois laskelmakohtaisesti, jolloin organisaatio ei enää näe kyseistä laskelmaa.

Liikunnan aluejärjestö on oma, seuran valitsema vastaanottajansa. Seura voi valita, että sen laskelmat näkyvät oman alueensa liikunnan aluejärjestölle. Valinta tehdään rekisteröitymisessä tai profiilisivulla, se koskee sekä aiempia että tulevia laskelmia, ja sen voi perua milloin tahansa — jolloin laskelmat poistuvat aluejärjestön näkymästä välittömästi. Aluejärjestö näkee seuran nimen ja jaetut laskelmat, mutta ei seuran yhteyshenkilön yhteystietoja eikä yhdenvertaisuuskatsauksia. Käyttöoikeus on aluejärjestölle maksuton eikä vaikuta seuran omaan lisenssiin.

Yhdenvertaisuus- ja monimuotoisuuskatsaus on tämän ulkopuolella. Se jaetaan organisaatiolle vain, jos seura merkitsee sen erikseen jaettavaksi — myös organisaation maksamalla lisenssillä.

Anonymisoitu kansallinen vertailu on tästä erillinen. Jokaisen laskelman päätulos (SROI-suhdeluku) on mukana vertailuluvuissa riippumatta jakovalinnasta. Vertailu näyttää vain keskiarvon, mediaanin ja seuran oman sijoituksen, ja vain silloin kun vertailuryhmässä on vähintään viisi seuraa — yhtä seuraa ei voi tunnistaa. Seuran nimeä, rahoitusta, palkkoja tai harrastajamääriä ei näytetä vertailussa kenellekään.

Tiedot tallennetaan ja käsitellään EU:n alueella. Palvelun tuottamiseen käytämme huolellisesti valittuja alikäsittelijöitä, joista kunkin kanssa on henkilötietojen käsittelyä koskeva sopimus. Toimijakohtainen luettelo tehtävineen, datan sijainteineen ja siirtoperusteineen on omalla sivullaan: Alikäsittelijät. Uudesta alikäsittelijästä ilmoitamme vähintään 30 vuorokautta etukäteen.

Jos käsittelemme henkilötietoja sinun organisaatiosi lukuun (esimerkiksi kunnan tai liiton hallinnoimien jäsenseurojen yhteystietoja), sovelletaan tietojenkäsittelysopimustamme. Siinä on kuvattu myös se, missä olemme rekisterinpitäjä ja missä käsittelijä.

Lyhyesti käytössä olevat alikäsittelijät:

• Supabase: Tietokanta, käyttäjätunnistautuminen ja tiedostojen tallennus. EU — Tukholma, Ruotsi.
• Netlify: Verkkosivuston jakelu (CDN) ja tekniset pyyntötiedot. Yhdysvaltalainen yhtiö, EU:n reunapalvelimet. Siirtoperuste: SCC + EU–US Data Privacy Framework.
• Sentry: Virheseuranta ja palvelun vakauden valvonta. EU-alue (Frankfurt). Siirtoperuste: SCC + EU–US Data Privacy Framework.
• Umami Analytics: Evästeetön kävijäanalytiikka. EU.
• Resend: Palvelun lähettämät sähköposti-ilmoitukset. EU-alue. Siirtoperuste: SCC (yhdysvaltalainen yhtiö, EU-alueen käsittely).
• Amazon Web Services (SES): Sähköpostin tekninen välitys Resendin alikäsittelijänä. EU (eu-west-1, Irlanti). Siirtoperuste: Resendin DPA:n mukainen alikäsittelijä; SCC.
• Proton (Proton AG): Asiakasviestintä sähköpostitse sekä salattujen varmuuskopioiden säilytys (Proton Drive, 25.9.2026 alkaen). Sveitsi. Siirtoperuste: Riittävyyspäätös (Sveitsi, GDPR 45 art.).
• Cloudflare (Turnstile): Lomakkeiden bottisuojaus. Maailmanlaajuinen verkko. Siirtoperuste: SCC + EU–US Data Privacy Framework.
• Septimus Oy: Kirjanpito ja laskutus. Suomi.
• Fennoa Oy: Taloushallinnon ohjelmisto, jolla kirjanpito hoidetaan. Suomi.

Täydellinen luettelo käsiteltävistä tiedoista, siirtoperusteista ja muutoshistoriasta: alikäsittelijäluettelo.

Osa käsittelijöistä voi käsitellä teknisiä tietoja EU:n ulkopuolella (esimerkiksi Yhdysvalloissa). Tällaiset siirrot on suojattu asianmukaisin suojatoimin, kuten EU:n vakiosopimuslausekkeilla (SCC) ja/tai EU–US Data Privacy Framework -järjestelyllä.

Sinulla on oikeus tarkastaa, oikaista ja poistaa tietosi sekä rajoittaa niiden käsittelyä. Tilin ja datan poiston voit pyytää suoraan profiilisivulta. Vastaamme pyyntöön 30 vuorokauden kuluessa.

Milloin poisto tapahtuu. Palvelu myydään organisaatioille ja laskutuskausi on yksi vuosi. Jos poistopyyntö tulee kesken laskutuskauden, tilin tiedot poistetaan vasta kauden päätyttyä — niitä tarvitaan siihen asti sopimuksen täyttämiseen. Kerromme pyynnön yhteydessä aina, milloin poisto tehdään. Tietosuoja-asetus sallii tämän silloin, kun tiedot ovat tarpeen sopimuksen täyttämiseksi tai lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (art. 17(3)).

Mitä poiston jälkeen jää. Kirjanpitoaineisto säilyy lakisääteisen säilytysajan (kohta 5). Kansalliseen vertailu- ja tutkimusaineistoon jää kustakin laskelmasta anonymisoitu rivi — suhdeluku, laji, alue, vuosi sekä luokitteluja ja prosenttiosuuksia, kuvattu tarkemmin kohdassa 5. Riviä ei voi yhdistää seuraan, joten se ei ole henkilötietoa eikä siten poistettavissa yksilöitynä. Kaikki muu poistetaan: sähköpostiosoite, seuran nimi, yhteystiedot, laskelmien syötteet euromäärineen sekä tallennetut tulokset ja raportit.

Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto, tietosuoja.fi), jos katsot, että henkilötietojesi käsittely rikkoo tietosuojalainsäädäntöä.

Emme käytä evästeitä markkinointiin, seurantaan tai profilointiin. Kirjautumisistunto ja käyttöliittymän asetukset (esimerkiksi teemavalinta) tallennetaan selaimesi paikalliseen muistiin (localStorage) vain palvelun toiminnan kannalta välttämättömiin tarkoituksiin. Sivuston kävijäanalytiikkaan käytämme Umami Analytics -palvelua, joka on evästeetön eikä kerää henkilötietoja tai tunnistettavia IP-osoitteita — se laskee sivunäyttöjä ja anonymisoituja käyttötapahtumia palvelun kehittämistä varten.

Bottisuojaus (Cloudflare Turnstile). Rekisteröitymis-, kirjautumis- ja salasanan palautuslomakkeilla sekä esittelypyynnössä (”Varaa esittely”) käytämme Cloudflare Turnstile -palvelua erottamaan ihmiskäyttäjät automaattisista roskarekisteröinneistä ja tunnusten arvailusta. Turnstile lukee laitteestasi ja selaimestasi teknisiä signaaleja (kuten selaimen versio- ja ominaisuustiedot sekä vuorovaikutuksen ajoitus) ja välittää ne Cloudflarelle tarkistettavaksi. Sen yhteydessä käsitellään myös IP-osoitettasi.

Kyseessä on palvelun tietoturvan kannalta välttämätön toiminto: ilman sitä emme voi estää automaattista väärinkäyttöä. Siksi sitä ei voi kytkeä pois päältä. Signaaleja ei käytetä mainontaan, profilointiin eikä sinun tunnistamiseesi käyttäjänä, eikä niitä yhdistetä palvelussa oleviin tietoihisi.

Palveluntarjoaja on Cloudflare, Inc. (Yhdysvallat). Siirto EU:n ulkopuolelle perustuu EU:n ja Yhdysvaltain väliseen tietosuojakehykseen (Data Privacy Framework). Cloudflaren tietosuojaseloste: cloudflare.com/privacypolicy.

Liikute-palvelu on tarkoitettu ammattimaiseen käyttöön rekisteröityneille yhteisöille, urheiluseuroille, kunnille ja liittojärjestöille. Elinkeinonharjoittajien ja oikeushenkilöiden tekemiin sopimuksiin ei sovelleta kuluttajansuojalain 6 luvun mukaista peruuttamisoikeutta.

Palvelu aktivoituu ja on käytettävissä täydellisenä heti tilauksen vahvistuttua. Mikäli tilaaja on poikkeuksellisesti kuluttajansuojalain (38/1978) tarkoittama kuluttaja, tilaaja pyytää tilauksen vahvistamalla palvelun välitöntä toimittamista ja vahvistaa tietävänsä, että digitaalisen palvelun toimittamisen aloittaminen ennen 14 vuorokauden peruuttamisajan päättymistä merkitsee peruuttamisoikeuden menetystä (KSL 6:16 §).

Hankintayksiköille: tietoturvaseloste ja tietosuojan vaikutustenarviointi (DPIA) toimitetaan pyynnöstä samasta osoitteesta. Ne kuvaavat tietojen sijainnin, pääsynhallinnan, varmuuskopioinnin ja palautumisen sekä tunnistetut riskit ja niiden suojaustoimet — myös ne rajoitukset, joita palvelussa on.