Tietojenkäsittelysopimus

Tämä tietojenkäsittelysopimus (jäljempänä Käsittelysopimus) on osa Liikute-palvelun käyttöehtoja ja soveltuu automaattisesti, kun asiakas ottaa Palvelun käyttöön. Erillistä allekirjoitusta ei vaadita, mutta asiakas voi pyytää allekirjoitettavan version osoitteesta tietosuoja@liikute.fi. Ristiriitatilanteessa Käsittelysopimus syrjäyttää käyttöehdot henkilötietojen käsittelyä koskevilta osin.

Palvelussa on kaksi eri roolia, ja sekaannus niiden välillä on yleisin syy arvioinnin pitkittymiseen. Selvyyden vuoksi:

Käsittelysopimus koskee vain riviä, jolla Liikute on käsittelijä. Muilta osin sovelletaan tietosuojaselostetta.

• Kohde ja luonne: henkilötietojen säilytys, käyttöoikeuksien hallinta ja tekninen käsittely Palvelun tuottamiseksi.
• Tarkoitus: SROI-laskennan ja siihen liittyvän raportoinnin mahdollistaminen asiakkaan organisaatiossa.
• Kesto: sopimuskauden ajan sekä käyttöehdoissa ja tietosuojaselosteessa määritellyt säilytysajat.
• Rekisteröityjen ryhmät: asiakkaan nimeämät käyttäjät (organisaation edustajat ja jäsenseurojen yhteyshenkilöt).
• Tietotyypit: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, rooli organisaatiossa sekä kirjautumis- ja käyttölokitiedot.
• Erityisiä henkilötietoryhmiä ei käsitellä. Yhdenvertaisuuskatsaus kerätään lukumäärinä eikä siihen tule kirjoittaa yksilöitäviä tietoja; Palvelu ohjaa käyttäjää tähän kentän yhteydessä.

Liikute käsittelee henkilötietoja vain asiakkaan dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti, joihin tämä Käsittelysopimus ja käyttöehdot luetaan. Jos lainsäädäntö velvoittaa käsittelyyn ilman asiakkaan ohjetta, siitä ilmoitetaan asiakkaalle etukäteen, ellei ilmoittaminen ole laissa kielletty. Liikute ilmoittaa asiakkaalle, jos ohje on sen näkemyksen mukaan tietosuojalainsäädännön vastainen.

Henkilötietoja käsittelevät vain ne henkilöt, joiden on tarpeen käsitellä niitä tehtäviensä hoitamiseksi. Heitä sitoo salassapitovelvollisuus, joka jatkuu tehtävän päättymisen jälkeen.

Käytössä ovat vähintään seuraavat toimet:

• Salaus: tiedot salattuna siirrettäessä (TLS 1.2+) ja levossa (AES-256).
• Pääsynhallinta: rivitason käyttöoikeudet (PostgreSQL Row Level Security); korotetut kirjoitukset vain palvelinfunktioiden kautta, joissa oikeustarkistus on funktion sisällä.
• Vahva tunnistautuminen: kaksivaiheinen tunnistautuminen (TOTP) käytettävissä kaikilla tileillä.
• Lokitus: ylläpitotoimista, tilausmuutoksista ja laskentaparametrien muutoksista jää muuttumaton audit-jälki.
• Erottelu: tuotanto-, demo- ja kehitysympäristöt ovat erillisiä tietokantoja; demossa ei ole asiakasdataa.
• Varmuuskopiointi ja palautus: tietokannasta otetaan tilannekuva ennen jokaista rakenteellista muutosta.

Asiakas antaa yleisen ennakkohyväksynnän alikäsittelijöiden käytölle. Ajantasainen luettelo on sivulla Alikäsittelijät.

Uudesta tai vaihtuvasta alikäsittelijästä ilmoitetaan asiakkaalle vähintään 30 vuorokautta ennen muutoksen voimaantuloa. Asiakas voi vastustaa muutosta perustellusta tietosuojasyystä ilmoitusaikana. Jos osapuolet eivät pääse ratkaisuun, asiakas voi päättää sopimuksen ilman seuraamusta, jolloin käyttämättä jäävä osa maksetusta kaudesta hyvitetään.

Liikute sitoo alikäsittelijän vähintään tätä Käsittelysopimusta vastaaviin velvoitteisiin ja vastaa alikäsittelijän toiminnasta kuin omastaan.

Henkilötiedot säilytetään EU:ssa (Supabase, Tukholma). Osa alikäsittelijöistä voi käsitellä teknisiä tietoja EU:n ulkopuolella. Tällaiset siirrot perustuvat EU:n vakiosopimuslausekkeisiin (SCC) ja/tai EU–US Data Privacy Framework -sertifiointiin. Siirtoperuste toimijakohtaisesti on merkitty alikäsittelijäluetteloon.

Liikute avustaa asiakasta vastaamaan rekisteröityjen pyyntöihin (12–23 art.) teknisillä toimenpiteillä ottaen huomioon käsittelyn luonteen. Käytännössä asiakas voi hoitaa tarkastus-, oikaisu- ja poistopyynnöt itse Palvelun hallintanäkymästä. Jos pyyntö vaatii Liikutteen toimia, vastausaika on viisi (5) työpäivää pyynnön vastaanottamisesta.

Liikute ilmoittaa henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta asiakkaalle ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään 48 tunnin kuluessa siitä, kun loukkaus on tullut Liikutteen tietoon. Ilmoitus sisältää loukkauksen luonteen, arvion seurauksista, tiedossa olevat rekisteröityjen ryhmät ja määrät sekä toteutetut ja suunnitellut toimenpiteet siltä osin kuin ne ovat tiedossa. Puuttuvat tiedot toimitetaan viipymättä sitä mukaa kun ne selviävät.

Liikute avustaa asiakasta 32–36 artiklan mukaisissa velvoitteissa, mukaan lukien vaikutustenarviointi (DPIA) ja ennakkokuuleminen, käsittelyn luonteen ja käytettävissä olevien tietojen mukaisesti.

Sopimuksen päättyessä asiakas voi ladata tietonsa Palvelusta (PDF ja CSV) ilmoitusaikana. Henkilötiedot poistetaan tietosuojaselosteen kohdan 5 säilytysaikojen mukaisesti. Lakisääteinen kirjanpitoaineisto säilytetään kirjanpitolain edellyttämän ajan. Anonymisoitua tutkimusaineistoa ei poisteta, koska se ei ole henkilötietoa eikä yhdistettävissä asiakkaaseen.

Liikute antaa asiakkaalle pyynnöstä tiedot, jotka ovat tarpeen 28 artiklan velvoitteiden noudattamisen osoittamiseksi. Asiakkaalla on oikeus tehdä auditointi tai teettää se valtuuttamallaan riippumattomalla tarkastajalla kerran kalenterivuodessa, ilmoittamalla siitä vähintään 30 vuorokautta etukäteen, virka-aikana ja siten ettei se kohtuuttomasti häiritse Palvelun tuottamista. Tarkastajaa sitoo salassapito. Useammat auditoinnit ovat mahdollisia todetun tietoturvaloukkauksen jälkeen.

Tietosuoja-asioiden yhteyspiste: tietosuoja@liikute.fi. Erillistä tietosuojavastaavaa ei ole nimetty, koska 37 artiklan edellytykset eivät täyty: ydintoiminta ei ole laajamittaista rekisteröityjen säännöllistä seurantaa eikä erityisten tietoryhmien käsittelyä.