Laskelmaan tarvitaan kahdenlaisia lukuja. Eurot tulevat kirjanpidosta — tilinpäätöksestä tai toiminnantarkastetusta tuloslaskelmasta. Ihmiset tulevat jäsenrekisteristä. Kumpikin koskee samaa toimintavuotta.
Järjestelmien valikot muuttuvat, joten alla kerrotaan ensin mitä toimintoa haetaan ja vasta sitten missä se tätä kirjoitettaessa oli. Jos valikko on nimetty uudelleen, toiminto on silti olemassa — valmistajan oma tukisivu on linkitetty jokaisen osion loppuun.
Kenttä kerrallaan
Sama järjestys kuin laskurissa. Useimpiin riittää yksi lähde; muutamaan on lisätty erikseen ohje siltä varalta, ettei sitä ole.
Seura & rahoitus
Nämä luvut tulevat kirjanpidosta, eivät jäsenrekisteristä. Ota ne tilinpäätöksestä tai toiminnantarkastetusta tuloslaskelmasta — älä talousarviosta.
Tuloslaskelman varsinaisen toiminnan tuotot: jäsen- ja kausimaksut, kioski, arpajaiset ja muu varainhankinta. Jos laskutus on jäsenrekisterissä (Jopox, myClub), sen laskutus- tai maksuraportti antaa maksukertymän suoraan.
Tuloslaskelman avustustuotot: kunnan toiminta-avustus, kohdeavustukset, OKM:n ja aluehallinnon avustukset, liiton kautta jaetut julkiset tuet.
Yhteistyö- ja sponsorisopimusten rahamääräinen osuus sekä säätiöapurahat. Tavarana saatu sponsorointi EI kuulu tähän vaan in-kind-osioon.
Tuloslaskelman lahjoitustuotot ja mahdolliset keräystuotot.
Tilan omistajan julkinen hinnasto (kunnan liikuntapalvelut, koulutoimi, yksityinen halliyhtiö) sekä oma vuokralasku. Normaali hinta on hinnaston KORKEIN rivi samasta tilasta, ei seuralle myönnetty alennushinta.
Vuoronjakopäätös tai vuorovarausjärjestelmä kertoo viikkotunnit. Seuran omasta kalenterista (Jopox, myClub, Nimenhuuto) saa saman luvun laskemalla harjoitusvuorot.
Ostolaskut ja lahjoitusilmoitukset. Markkinahinta on se, mitä tavara olisi maksanut ilman alennusta tai lahjoitusta.
Harrastajat & henkilöstö
Nämä ovat ne luvut, joita jäsenrekisteri parhaiten palvelee. Tarvitset harrastajamäärän ikäryhmittäin, joten rekisteristä pitää saada ulos syntymävuosi tai ikä.
Jäsenrekisterin jäsen- tai harrastajaraportti syntymävuodella rajattuna. Ota mukaan säännöllisesti toiminnassa olevat, ei pelkkiä maksaneita jäseniä, jos ne eroavat. Lisenssilajeissa Suomisportin kausikohtainen lisenssilista on tarkin ikäjakauman lähde.
Jos ei löydy: Jos rekisteri ei suostu rajaamaan iällä, vie jäsenluettelo Exceliin ja laske ikäryhmät siellä. Jos syntymävuosia ei ole kirjattu lainkaan, arvioi ryhmien ja joukkueiden ikäluokista.
Ei tule rekisteristä. Tämä on seuran oma tieto siitä, kuinka monelle 13–17-vuotiaalle tehdään kohdennettua työtä syrjäytymisen ehkäisemiseksi — esimerkiksi maksuvapautukset, kohdennetut hankkeet tai erityisryhmät. Ellei tällaista työtä tehdä, jätä 0: kenttää ei ole pakko täyttää.
Palkkakirjanpito tai palkanlaskennan vuosiraportti. Yksi kokoaikainen koko vuoden = 1,0 htv.
Vapaaehtoiset
Vain harva seura kirjaa talkootunteja järjestelmään. Nämä ovat lähes aina arvioita — ja se on kunnossa, kunhan arvion pystyy perustelemaan.
Toimihenkilö- ja valmentajalistat rekisteristä: valmentajat, joukkueenjohtajat, huoltajat, toimitsijat, hallitus, talkoovastaavat. myClubissa nämä ovat yleensä omia rooleja tai kokoelmia, Jopoxissa toimihenkilörooleja.
Jos ei löydy: Laske joukkueittain: montako aikuista pyörittää yhtä joukkuetta, kerrottuna joukkueiden määrällä. Laske jokainen henkilö vain kerran — viikoittain toimiva ei kuulu myös kuukausittaisiin.
Harvassa seurassa kirjattuna. Jos talkoovuoroja seurataan tapahtumina (myClubin läsnäoloraportti, Nimenhuuto), niistä saa alarajan.
Jos ei löydy: Käytä «Per vapaaehtoinen» -tilaa: arvioi tunnit yhtä vapaaehtoista kohti viikossa tai kuukaudessa ja anna laskurin kertoa määrällä. Se on helpompi arvioida kuin kokonaissumma ja johtaa yleensä lähemmäs oikeaa.
Vammat, matkat ja palkat
Vammat kannattaa jättää mallin arvioitavaksi, matkat löytyvät kalenterista ja palkkasumma kirjanpidosta. Kaikki kolme ovat valinnaisia: tyhjä kenttä ei riko laskelmaa.
Älä lähde selvittämään tätä. Valitse «Arvioi lajiriskistä», niin malli arvioi hoitoa vaatineet vammat lajin riskitasosta ja harrastajamäärästä. Syötä oma luku vain, jos seura kirjaa tapaturmat itse — vakuutusyhtiöltä tai liitosta lukua ei käytännössä saa.
Sarjaohjelma ja harjoituskalenteri: montako ottelureissua ja leiriä kausi sisältää ja kuinka kaukana vastustajat ovat. Suurin osa kilometreistä ajetaan omilla autoilla eikä näy seuran kirjanpidossa, joten tämä on arvio — ja suuruusluokka riittää.
Palkkakirjanpidon vuosiyhteenveto tai tuloslaskelman henkilöstökulut ilman sivukuluja.
Järjestelmäkohtaiset ohjeet
Emme ylläpidä näitä järjestelmiä emmekä näe niiden päivityksiä. Ohjeet kuvaavat toimintoja, eivät valikkopolkuja.
Jopox
Kausikohtainen jäsenrekisteri, ryhmäkalenterit ja laskutus samassa paikassa — kattaa sekä harrastajamäärät että oman rahoituksen.
- Harrastajamäärät: hae raporttitoimintoa, joka listaa jäsenet ryhmittäin. Jopoxin rekisteri on kausikohtainen, joten varmista että katselet sitä kautta, jonka luvut olet syöttämässä — edellinen kausi on eri joukko ihmisiä.
- Ikäryhmät: jos raporttia ei saa rajattua syntymävuodella, vie jäsenlista tiedostoon ja tee ikäryhmittely taulukkolaskennassa.
- Oma rahoitus: laskutustyökalun yhteenveto antaa laskutetut jäsen- ja kausimaksut. Vertaa lukua tilinpäätökseen ja käytä tilinpäätöksen lukua, jos ne eroavat.
- Vapaaehtoiset: toimihenkilöroolit (valmentaja, joukkueenjohtaja, huoltaja) kertovat aktiivisten aikuisten määrän, vaikka tunteja ei olisi kirjattu.
- Matkat: ryhmien kalenterista näkee ottelu- ja turnausreissujen määrän kaudessa.
Kausikohtaisuus on Jopoxin vahvuus mutta myös yleisin virhelähde: väärän kauden luvut näyttävät oikeilta eivätkä varoita mistään.
Jopoxin ohjeet (guide.jopox.fi)myClub
Vahvin raportointi ja tiedostovienti näistä kolmesta — jos seuralla on myClub, lähes kaikki harrastaja- ja vapaaehtoisluvut saa ulos ilman käsityötä.
- Harrastajamäärät: Jäsenet → Hallinta listaa jäsenet ja sallii suodatuksen. Toistuvasti tarvittavan rajauksen voi tallentaa: Jäsenet → Kokoelmat.
- Ikäryhmät: rakenna kokoelma kullekin laskurin ikäryhmälle (alle 7, 7–12, 13–17, 18–64, 65+), niin ensi vuonna luvut ovat valmiina eikä ryhmittelyä tarvitse tehdä uudelleen.
- Aktiivisuus: Jäsenet → Raportointi näyttää ilmoittautumiset ja läsnäolot. Läsnäoloraportti erottaa säännöllisesti toiminnassa olevat pelkistä maksaneista jäsenistä — laskuri kysyy nimenomaan ensin mainittuja.
- Vapaaehtoistunnit: jos talkoovuorot on kirjattu tapahtumiksi, tapahtumat ja niiden osallistujat voi viedä Excel-tiedostoon ja laskea tunnit siitä. Se antaa alarajan, jota voi täydentää arviolla.
- Oma rahoitus: laskutuksen yhteenveto antaa jäsenmaksukertymän.
Jäsenluettelo sisältää usein myös passiiviset ja eronneet. Rajaa aktiivisiin ennen kuin luet harrastajamäärän, tai luku on liian suuri.
myClub-ohjeetSuomisport
Kaksi eri asiaa samassa palvelussa: lisenssit ja vakuutukset kaikille lajiliiton seuroille, ja jäsenrekisteri niille, jotka ovat ottaneet sen käyttöön. Kumpi teillä on käytössä, ratkaisee mistä luvut haetaan.
- Kirjaudu seurakäyttäjänä — henkilökohtaisella tilillä näet vain omat tietosi, et seuran.
- Jos käytätte Suomisportia jäsenrekisterinä: seuran ryhmät ja harrastajat näkyvät sieltä kokonaisuudessaan, myös harrastetoiminta ja aikuisryhmät. Tämä on silloin ainoa lähde, jota tarvitsette harrastajamääriin.
- Jos käytätte Suomisportia vain lisensseihin: kauden lisenssilista kertoo tarkan ikäjakauman lisenssin lunastaneista, mutta vain heistä. Muut harrastajat on laskettava toisesta järjestelmästä tai ryhmälistoista.
- Ikäryhmittely: jokaisella henkilöllä on syntymävuosi, joten laskurin ikäryhmät saa suoraan — vie lista tarvittaessa taulukkolaskentaan.
Jos Suomisport on teillä vain lisenssipalvelu, lisenssien määrä EI ole harrastajien määrä: lisenssi hankitaan vain kilpailevalle. Pelkällä lisenssiluvulla laskelma aliarvioi seuran vaikutuksen — ja se virhe on seuran omaksi tappioksi.
Suomisport-tukiMuu järjestelmä tai Excel
Sporttisaitti, Nimenhuuto, Hoika, seuran oma taulukko — laskuri ei välitä siitä, mistä luku tulee, kunhan se koskee oikeaa vuotta.
- Etsi mikä tahansa toiminto, joka tuottaa jäsenluettelon tiedostona. Nimi vaihtelee: vienti, lataa, exportoi, raportti, CSV, Excel.
- Avaa luettelo taulukkolaskennassa ja laske ikäryhmät syntymävuoden perusteella. Tämä on kertatyö: sama taulukko toimii ensi vuonna, kun vaihdat luettelon tilalle uuden.
- Jos vientiä ei ole lainkaan, laske harrastajat ryhmä- ja joukkuelistoista.
- Kirjaa itsellesi muistiin, mistä kukin luku tuli. Ensi vuonna laskelman päivittäminen vie silloin minuutteja, ja rahoittajan kysyessä perustelu on valmiina.
Entä jos lukua ei löydy mistään?
Arvioi se. Malli laskee todennäköisyyksiä ja antaa jakauman, jonka sisällä seuran SROI-arvo todennäköisesti on — perusteltu arvio mahtuu siihen hyvin. Älä jää jumiin yhteenkään kohtaan.